Réunions du CS
| COMPOSITION du CONSEIL SYNDICAL du PASSAGE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
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A compter du 28/06/2016*, les membres du conseil syndical du Passage sont tous connus pour l'exercice à venir :
* Cette date est celle de la tenue de l'assemblée générale principale. |
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Dès à présent il faut préciser que dans le cadre des missions prévu par la loi et aux termes du RC, deux réunions de CS avec le syndic (§ 16, chapitre XI du RC) pour la copropriété doivent être tenues pour le bon déroulement des AG, et ce depuis leurs préparations jusqu'à leurs conséquences pratiques.
Pour toute AG ordinaire du passage et des bâtiments, il doit y avoir dans l'ordre :
--> Contrôle des comptes par au moins un conseiller syndical
--> CS préparatoire d'AG avec inventaire des pièces à joindre et les rapports écrits du CS pour son activité en cours d'exercice (arrêt du 20/04/2010)
--> Convocation avec les pièces jointes et nécessaires aux débats de l'ordre du jour
--> Possibilité de contrôle des comptes par tout copropriétaire le désirant
--> Tenue de l'AG
--> PV d'AG avec si besoin les pièces à joindre, dont les rapports d'activité des délégués d'immeubles s'ils n'ont pu être joints à la convocation
--> CS de clôture d'AG et synthèse des axes de mission du CS pour les mois à venir, jusqu'à la prochaine préparation d'AG.
Pour notamment les phases indiquées ci-dessus sur fond jaune, le Conseil Syndical se doit d'être présent et intervenir autant que de besoin, notamment dans le cadre du décret du 20 avril 2010.
On était très loin du compte !... à commencer par le fait que le contrôle des comptes n'était organisé par le syndic qu'entre la date de la convocation reçue et la tenue de l'AG.
Ce calendrier imposé par le syndic rendait inefficace le contrôle des comptes dont l'un des buts est de permettre les corrections éventuelles avant la proposition de l'état des comptes qui est soumise à l'approbation de l'AG.
Depuis 2008 la date de contrôle est ouverte vers février/mars, toutefois tout est fait pour réduire ce contrôle à un simple pointage de factures alors que notamment la comptabilité ne traduit même pas les dispositions du RC, ce qui toute exactitude mise à part, ne permet ni de comprendre les comptes présentés, ni d'en approuver le contenu structurel.
De même les réunions de CS pour la préparation des AG est obligatoire sauf vouloir de la part du syndic à faire de sa gestion une affaire à surprises, où le saugrenu le dispute à l'impréparation !
Cette situation perdure et il est étonnant que des conseillers syndicaux puissent admettre de ne pas avoir de réunion préparatoire pour établir l'ordre du jour des AG. Dans ces conditions la question du rôle joué par certains conseillers de parade se trouve être posée.
Quoiqu'il en soit, le syndic ne peut prétendre se passer de la représentation de son mandant qu'est le Syndicat des Copropriétaires, via notamment le conseil syndical élu.
Pour ce qui est des réunions de CS d'après AG, elles sont toutes carrément passées dans les oubliettes par le syndic, alors qu'elles sont prescrites au RC et qu'elles ont pour fonction de projeter l'action du CS dans le cadre des budgets et décisions prises en AG.
Pour information : (source : http://www.unarc.asso.fr/site/cs/0710/regles.htm )
I. Ce que dit
La 13è recommandation (revue et corrigée) de
II. Ce qu’il ne faut pas faire
Le contrat type FNAIM-UNIS prévoit que le syndic pourra proposer au conseil syndical et à l’assemblée générale des règles de fonctionnement du conseil syndical et, pour cela, pourra prélever des honoraires supplémentaires. Nous vous conseillons fortement de ne pas laisser votre syndic procéder ainsi. En effet, non seulement, le règlement « proposé » par votre syndic pourra être rédigé dans le sens des intérêts du syndic et non de la copropriété, mais en plus il faudra payer...
Exemple rencontré dans un document suggéré par un syndic : « Les réunions du conseil syndical devront se tenir chez le syndic ; celui-ci assurera le secrétariat de séance etc… ». Avec ce genre de dispositions vous seriez vite sous la dépendance du syndic qui - en plus - pourrait, comme on l’a dit, contractuellement facturer des vacations.
III. Ce qu’il faut faire
C’est simple :
- si vous êtes une petite copropriété il suffit de reprendre le règlement type que l’ARC a mis au point et qui fonctionne très bien depuis des années (vous pouvez l’adapter au besoin ; il est intégré dans le guide : «Le conseil syndical efficace ».
- si vous êtes une copropriété complexe, vous pouvez bâtir vous-même sur mesure votre règlement en vous inspirant d’une série de clauses-type mise au point par l’ARC dans un document réservé à ses adhérents et qui passe en revue tous les problèmes possible.
Suite à la publication du décret du 20 avril 2010, la Commission relative à la Copropriété (C.R.C.) - douze membres titulaires permanents dont l’ARC - vient de refondre entièrement sa 13ème Recommandation consacrée au Conseil syndical.
Celle-ci répond à un certain nombre de questions pratiques et adresse ses recommandations tant aux conseils syndicaux eux-mêmes qu’aux syndics.
I. Les questions pratiques concernent, par exemple :
- l’élection des membres du conseil syndical ;
- l’élection du président ;
- la façon de compléter le conseil syndical lorsqu’il n’est plus valablement constitué ;
- les mandats confiés au conseil syndical ;
- la préparation des assemblées générales ;
- le contrôle de la transmission des archives ;
- etc.
II. Les recommandations faites au conseil syndical concernent particulièrement :
- l’élaboration de l’ordre du jour avec le syndic ;
- l’élaboration concertée du budget prévisionnel ;
- la tenue d’un registre des délibérations ;
- la rédaction d’un compte rendu annuel de mandat ;
- la nécessité d’assurer chaque membre du conseil syndical en responsabilité ;
- la nécessité d’élaborer et de voter des règles de fonctionnement du conseil syndical quand elles ne sont pas prévues au règlement ;
- la nécessité de voter un budget de fonctionnement ;
- le fait de n’accepter des mandats que pour des problèmes précis.
III. Les recommandations faites au syndic concernent particulièrement :
- le respect de l’obligation nouvelle (1er juin 2010) d’élaborer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ;
- la fourniture au conseil syndical de tous les documents dont il a besoin pour exercer son contrôle ;
- la consultation écrite du conseil syndical toutes les fois que la loi le prévoit ;
- la notification avec la convocation à l’assemblée générale :
° des avis du conseil syndical ;
° de son compte-rendu de mandat.